正確に、わかりやすく

　受け取る相手を考え、まわりくどい言い方や難解な言葉を控えます。
　誤字に注意します。送り仮名、ものの数え方は、間違えやすいものです。ベタベタと修正液を塗った手紙は、やはり汚く見えます。
　わかりやすい文章の流れを考え、手紙を組み立てます。


マナーを守る

　手紙を出すタイミングを逃さぬようにします。とくに返信は遅れると出しにくくなります。
　筆記用具は、自分が受け取る気持ちになって選択します。鉛筆書きなどは相手に対して失礼です。
　封書とはがきの選択は、文章量ではありません。第三者に読まれると相手がつらい思いをするような文書は、絶対に封書で出すべきです。


手紙の組み立て

前文の書き方
　本題に入る前に、はじめの挨拶を書きます。頭語、時候の挨拶、お互いの様子に関する挨拶を続け、お礼やおわびの挨拶を加えます。これらは、すべてを書かなければいけないというわけではなく、頭語と時候の挨拶の組み合わせでも十分です。
　なお、急ぎの用件、お悔やみ、お見舞いなどは前文を書かず、すぐ本題に入るほうがよい場合があります。また、身近な人への気軽な手紙では、このような挨拶はよそよそしいので、前文省略としてもよいでしょう。

　　参考：時節の挨拶

主文の書き方
　主文に書くときには、相手に伝えたいことは何か考えてみます。それらを箇条書きにしてメモをとると、そこからどの順序で書くとわかりやすいのかイメージができあがります。
　重要な用件や相手に直接関わる問題などを先にし、時間的な進行で述べていく方法などがあります。


末文の書き方
　手紙の締めくくりの部分です。主文の最後につけて、結びの挨拶をします。乱筆悪文のおわび、今後の愛顧のお願い、繁栄を祈ることば、結語などが末文になります。
　ただ、末文にいろいろ筆を加えると、主文の印象が薄くなります。結語だけでも十分なので、必要最小限を心がけたほうがよいでしょう。

　　参考：頭語と結語

後付け、追伸の書き方
●日付
　書いた日もしくは差し出し予定日を書きます。普通の手紙では月日だけよいのですが、儀礼書状、重要書状では年から書きます。「○年□月吉日」、「○年盛夏」というような日付を特定しない書き方もあります。
●署名
　氏名を書きます。代筆の場合は、氏名の下に「代」か「代筆」と書き、妻が代筆した場合は「内」などと書きます。連名の場合は、あて名に近いほうに上位者の名前がくるようにしますが、家族の連名や責任を伴う書状の連名では、あて名に関係なく、上位者から順に書きます。
●宛名
　氏名と敬称、さらにビジネス文では会社名や肩書きも必要です。連名の場合上位者を先に書きます。
●わき付け
　わき付けはいっそうの敬意を表するため、あて名の左下に書き添えるものです。現在ではほとんど使いません。省略するのが普通です。目上には「侍史」「台下」、同輩には「机下」「座右」、身内や女性には「みもとに」「御前」などを用います。封筒の表書きに「親展」「直披」などと書く場合、あるいは弔慰状ではわき付けを使いません。
●追伸、別記
　追伸（副文）は、本文に書き忘れたこと、別件の軽い内容などを書き加えるためのものです。本文と少し離して、「追って」「なお」「追伸」「二伸」などの頭語から書きはじめます。
　別記は、本文に入れるとわかりにくくなる用件を、本文の次に箇条書きにしてまとめるもので、「記」という見出しをつけます。ビジネス文でよく使われます。